«Este sistema del teletrabajo es absolutamente necesario, no tenemos otra alternativa en este minuto», afirma Pablo Fuenzalida, socio fundador de Dinámicas Humanas, consultora con más de 12 años de experiencia trabajando con organizaciones para potenciar la efectividad de las personas y los equipos de la institución.
Para saber las claves de esta modalidad de trabajo que prácticamente han debido adoptar miles de chilenos de un día para otro debido a la cuarentena por el coronavirus, El Líbero conversó con la aplicación Zoom -respetando el distanciamiento social- con Pablo Fuenzalida.
Y si bien el martes 24 el Presidente Sebastián Piñera promulgó la ley que regula el teletrabajo y el trabajo a distancia, el cambio cultural es el que aún se debe internalizar en la nueva realidad tras el inicio de la pandemia.
-¿Cómo se puede aplicar el teletrabajo en una empresa que no estaba acostumbrada a este sistema? ¿Tiene que ser de manera gradual o más inmediata? La actual emergencia sanitaria obligó a muchos a adoptar esta modalidad de trabajo remoto.
-Lo primero que yo quiero decir es que antes del teletrabajo y de esta pandemia, la forma de hacer empresa ya estaba evolucionando. Había indicios por todos lados de que necesitaba cambiar y el teletrabajo era una de esas. Hoy día, sin embargo, nos vemos desafiados, porque este teletrabajo está en las peores condiciones en que podría estar, ya que es todos los días, con los niños que están sin clases y donde además la gran mayoría no podemos salir de la casa. Por lo tanto, tenemos hartas cosas en contra para llevar este sistema como lo soñábamos en algún minuto.
El sistema de teletrabajo está basado en la confianza y ese es el gran cambio que tenemos que hacer».
Hoy día hay que implementar el teletrabajo sí o sí, no de manera gradual, sino que tiene que ser de una sola vez, implementarlo completamente. Esto va a significar un tiempo de acomodo más corto, pero al mismo tiempo más tenso, porque nos estamos obligando a aprender de manera muy rápida. Este sistema es absolutamente necesario, no tenemos otra alternativa en este minuto. Este no es el momento de aplicar gradualidad a la implementación, porque tenemos que resguardar la salud y evitar, en lo posible, que la gente salga de sus casas. El teletrabajo es la única herramienta que nos va a permitir conectarnos en tiempos como estos, por lo que vamos a aprender y acostumbrarnos rápido a esta nueva modalidad laboral.
Un plan bastante inmediato para trasladar a la gente al teletrabajo, más que uno gradual, hace que todos entren en la tónica, comenzando a vivir la misma experiencia y compartiendo las buenas prácticas.
La manera de relacionarnos tiene que ser a través de las responsabilidades».
-¿ Es necesario capacitar al empleado y al empleador para que puedan desenvolverse sin mayores problemas en el teletrabajo?
-Sin duda que la capacitación es valiosísima para la implementación de cualquier cultura nueva, en este caso la cultura del teletrabajo. Sin embargo, quiero agregar que capacitemos lo que nos capacitemos vamos a tener que afrontar dificultades que necesitaremos ir resolviendo en el camino. Es por esto, que toda capacitación tiene que indicar eso, que por mucho que se den todas las herramientas, en el momento de vivir la experiencia vamos a encontrarnos con cosas que no planeamos y que, aunque hayamos traído a los mejores expertos, se nos pueden haber escapado detalles.
Yo divido la capacitación en dos niveles: Hay un nivel técnico, que es aprender a ocupar las herramientas. Y hay un nivel adaptativo, que es más profundo que el técnico, y que tiene que ver con la manera de desenvolverse frente al trabajo, tanto por parte del empleado como del empleador. La manera de relacionarnos tiene que cambiar y los paradigmas que regulan estas relaciones tienen que ser distintos. Para poner un ejemplo, en el teletrabajo hay mucha gente que cree que van a seguir operando desde el paradigma del control, entonces quiere que la gente a primera hora les avise cuándo empezaron a trabajar, cuál es la agenda del día, qué es lo que tienen que hacer, etc. Y eso es replicar un modelo de trabajo que va a ser más disruptivo en este sistema laboral, a que si simplemente confiamos en el colaborador, confiamos en el jefe, y en que cada uno va a empezar a hacer su trabajo de manera responsable. Obviamente considerando un período de adaptación.
«La manera de relacionarnos tiene que ser a través de las responsabilidades»
-¿Cómo se asegura el cumplimiento de horarios por parte del empleado? ¿Tiene que marcar tarjeta «digitalmente» o algo similar?
-Este tema del horario es un eje del cambio cultural que se viene produciendo antes del teletrabajo y que el teletrabajo lo tiene que acelerar. Hay un grupo que se llaman los «rebeldes corporativos», que tienen el lineamiento de implementar el home office y darle la confianza al trabajador para que distribuya él mismo sus tiempos. Y al decirle al empleado «yo confío en usted», lo que estamos diciendo es que no se puede seguir controlando que hagan todas las actividades que tienen que hacer, por lo tanto, la manera de relacionarnos tiene que ser a través de las responsabilidades. Esto significa que el mismo funcionario es el que decide cuáles son sus responsabilidades y organiza su agenda con las tareas que tiene que cumplir para hacerse cargo de esa responsabilidad, obviamente con un período de adaptación.
Ese cambio nos pone en otro lugar en la manera de trabajar, y el teletrabajo nos va a obligar a eso, o si no vamos a gastar muchos recursos, no solo económicos, sino que de tiempo, de disposición, de coordinación, simplemente al control. Hay empresas que ponen tableros digitales para que las personas puedan marcar que efectivamente empezaron a trabajar, y ese control es totalmente ilusorio, porque hace creer al empleador que por el simple hecho que la persona se haya registrado a cierta hora, después de eso va a seguir trabajando. Hay algo que tenemos que cambiar en nuestra manera de relacionarnos. Yo lo asemejo a lo que pasó hace un tiempo atrás en los supermercados cuando se empezó a implementar que cada una de las personas podía pesar las frutas y no había un tercero que hiciera el trabajo. Al principio el paradigma a romper era que la gente iba a poner el precio más barato u otro tipo de trucos para engañar al sistema. Pero si tú ves los estudios y los resultados de eso, eso no fue así. La gran mayoría de la gente lo hace correctamente, porque el sistema está basado en la confianza y ese es el gran cambio que tenemos que hacer.
Hoy día, nos vemos desafiados, porque este teletrabajo está en las peores condiciones en que podría estar, ya que es todos los días, con los niños que están sin clases y donde la gran mayoría no podemos salir de la casa».
– Puede ser difícil esa confianza, porque en un trabajador antiguo se podría confiar, pero para contratar a alguien nuevo que no se sabe tan bien cómo trabaja, es difícil y riesgoso dejarlo sin control.
-Totalmente de acuerdo, y en eso estamos totalmente en línea. Trabajar con responsabilidad no significa no tener metas, no tener indicadores que vayan mostrando el avance. Lo que yo estoy diciendo es salir del control, por ejemplo, del horario, que hay sobre todo en estos tiempos en donde tenemos a los niños en casa que nos interrumpen. De hecho, tenemos que estar acostumbrados a que en el teletrabajo de repente van a aparecer nuestros hijos, que es parte del teletrabajo, eso es natural. Entonces cuando estamos hablando de tener indicadores y de tener objetivos estamos diciendo «esa es tu responsabilidad», conseguir estos indicadores y estos objetivos. En una etapa inicial, con alguien que yo estoy contratando y que está partiendo con el teletrabajo, como cualquier relación que empieza a construirse, requiere la primera etapa de mayor coordinación y mayor chequeo, pero no desde el control, sino desde ir mirando que te organizas bien. A eso nosotros le llamamos confianza con los ojos abiertos. Pero es colaborativa, es distinto a cuando nos paramos desde el control.
El cuidado que hay que tener con el teletrabajo es que no se convierta en individualismo, o que eventualmente se transforme en distanciamiento».
-¿Cuáles son las ventajas y desventajas de este sistema?
-La gran ventaja es que con el teletrabajo vamos a trascender y evolucionar hacia organizaciones autoresponsables, donde la gente trabaja más desde sus objetivos, sus indicadores y los empleadores no se meten a indicarles cuáles son las tareas que tienen que hacer. Por lo tanto, eso va a significar una mayor explosión de talento y una mayor capacidad para hacer, lo que nos va a llevar al paradigma de la responsabilidad.
El teletrabajo se va a convertir en una herramienta fundamental, sobre todo para las nuevas generaciones. Con este sistema vamos a poder combinar mejor distintos dominios de la vida y aprovechar más los momentos en que somos más productivos. Todos tenemos horas del día en que funcionamos mejor, entonces al dar la libertad de escoger esos momentos, considerando que sí hay horas fijas para reuniones y otro tipo de coordinaciones de equipo, probablemente el trabajador va ser mucho más productivo, va a estar trabajando en conjunto con el empleador, pero va a sentir la libertad de parar de trabajar, hacer un poco de ejercicio, salir al jardín o distraerse viendo noticias, siempre de una manera responsable.
Con este sistema vamos a poder combinar mejor distintos dominios de la vida y aprovechar más los momentos en que somos más productivos».
Sin duda, el teletrabajo en este minuto, con esta pandemia mundial que nos tiene a todos encerrados en nuestras casas, tiene mayores dificultades, por lo tanto, no se puede organizar tan bien la agenda como sería lo ideal. Sin embargo, igualmente tiene la ventaja de la administración: Da espacios de reflexión y cuando necesitas a alguien te contactas con esa otra persona y listo. También hemos visto que en las reuniones de teletrabajo, las personas cuidan y se organizan mejor para decir lo que tienen que decir. Hay mayor capacidad de escucha, la gente tiene que estar más atenta para escucharte, porque al no estar cerca nos ponemos mejor de acuerdo para escucharnos, levantamos la mano y nos organizamos de una manera mucho más productiva. Esos son grandes beneficios que tienen que ver con la comunicación.
Si nos vamos al lado de las dificultades que puede tener, sin duda y sobre todo los chilenos, los latinos, somos de piel, somos de contacto, somos de vínculo, las personas nos importan, probablemente nos gusta mucho más tomarnos un café y conversar acerca de una idea con alguien viéndolo en persona a que estando con el que a través de un video, por lo tanto, el cuidado que hay que tener es que el teletrabajo no se transforme en individualismo, o que eventualmente se transforme en distanciamiento. Y es solo una precaución, porque un teletrabajo bien administrado no tendría por qué provocar eso, sin embargo es bueno que lo tengamos en el radar para asegurarnos que no perdemos cosas que son esenciales para los seres humanos en el mundo del trabajo.
Toda capacitación tiene que, por mucho que se den todas las herramientas, en el momento de vivir la experiencia del teletrabajo vamos a encontrarnos con cosas que no planeamos y que, aunque hayamos traído a los mejores expertos, se nos pueden haber escapado detalles».
-¿Cómo se realiza el cambio cultural en la mente de los trabajadores para evitar que el teletrabajo sea visto como sinónimo de «día libre»?
-No lo podemos vivir como un día libre, de hecho, creo que a todos los que tenemos niños en la casa nos tocó vivir su primera sensación de «vamos a estar de vacaciones» y no estaban de vacaciones, tenían que hacer tareas en la casa y cumplir con otros deberes. Por lo tanto, ahí hay un primer desafío. El estar tan pendientes de que es muy fácil caer en que trabajar en la casa es sinónimo de día libre, nos permite cuidar de que no lo sea, que efectivamente sea productivo y que cuidemos el teletrabajo como una gran herramienta que nos trae todos estos valores de los que hablamos antes.
En las reuniones de teletrabajo, las personas cuidan y se organizan mejor para decir lo que tienen que decir. Hay mayor capacidad de escucha, la gente tiene que estar más atenta para escucharte».
Lo segundo, es muy valioso aprender a hacerse un esquema de tareas para el día de teletrabajo, es decir, hacer una agenda que avanza según el cumplimiento de las actividades que tenemos pendientes. Se puede hacer el día anterior o partir como el día de teletrabajo planificando todo lo que vamos a hacer en esa jornada. Y al final del día, chequear lo que pudimos y no pudimos hacer. El mismo empleador puede ofrecer ayuda para que sus trabajadores se organicen mejor. Por ejemplo, nosotros tenemos un daily, es decir, nos levantamos, nos conectamos y vemos cómo viene cada momento, centrarnos, volver a entusiasmarnos y encontrarle un sentido a lo que estamos haciendo en un momento de tanta incertidumbre y dificultad. Hacia el final del día es bueno encontrarse con el resto del equipo para saber cómo estuvo el trabajo, para darse cuenta de que efectivamente se está trabajando y contribuyendo. Además, es una manera de hacer un seguimiento y generar un proceso de aprendizaje colectivo e ir incorporando esta herramienta del teletrabajo como un sistema efectivo y productivo.
Hay que aprender a hacerse un esquema de tareas para el día de teletrabajo».
-¿Cuáles son los límites que se deben poner de lado y lado? Por ejemplo, para el empleado ¿cómo se asegura la desconexión? No recibir Whatsapp, llamadas ni emails de trabajo. ¿Y cómo se desconecta el empleador?
-Ese tema es parte del desafío adaptativo, es decir, el teletrabajo no se puede convertir en que el empleado está 100% disponible, 24 x 7, porque es inhumano, no se puede sostener, hace daño y va a matar el teletrabajo si hacemos eso. Por lo tanto, el teletrabajo también tiene que llevar un acuerdo en la forma que vamos a llevar este teletrabajo con nuestros colaboradores, con nuestros jefes, con nuestros equipos de pares, con todos, es decir, tiene que tener horarios, un horario de partida y un horario de término, de tal manera que eso nos permita sentir que efectivamente aunque estemos «in house», tengamos la capacidad de separar dominios. Hay que ser claro en decir que ahora estoy trabajando, pero ahora ya dejé, y eso requiere que nos cuidemos, o sea, que pongamos un principio de guía simple de cuidar los espacios que no son de teletrabajo. Si en cierto período del día no vamos a estar trabajando, es fundamental que respetemos esos horarios y en el daily de cada día chequeemos si es que estamos respetando ese acuerdo. Si esto no tiene límites, es agotador, porque es estar en alerta todo el rato y lo que necesitamos es tener tiempos de calma.
Tiene que tener horarios, un horario de partida y un horario de término, de tal manera que eso nos permita sentir que efectivamente aunque estemos ‘in house’, tengamos la capacidad de separar dominios».
Hay que establecer que vamos a estar trabajando hasta las 7 de la tarde, y en un caso excepcional, que se requiera seguir trabajando, podemos fijar el envío de mensajes hasta las 10 o 12 de la noche, pero siempre hay que tener un plazo definido. Hay una cultura que pareciera que cuando recibimos un Whatsapp tenemos la obligación de responderlo al tiro, o cuando recibimos un mail, porque estamos demasiado involucrados en las redes. Hay que romper con ese paradigma y decir, por ejemplo, yo a tal hora ceno con mi familia y, por lo tanto, hasta mañana en la mañana no voy a estar respondiendo los mail ni los Whatsapp.
Eventualmente, dependiendo del tipo de trabajo que se tenga, es buena idea crear un grupo de Whatsapp que sea solo para emergencias, es decir, si es que escriben por ese grupo sí lo tienes que contestar, porque dada la envergadura de ese tema se requiere atención aunque sea fuera del horario laboral.
Necesitamos de la corresponsabilidad para que esto funcione: Yo estoy responsablemente comprometido a no enviarte un Whatsapp y un mail fuera de horario, y tú estás responsablemente comprometido a no contestarlo fuera de horario tampoco, y eso nos cuida.
Con el teletrabajo vamos a trascender y evolucionar hacia organizaciones autoresponsables, donde la gente trabaja más desde sus objetivos y los empleadores no se meten a indicarles cuáles son las tareas que tienen que hacer».
– Nos puede dar algunos tips clave para funcionar bien en este sistema. ¿Es mejor usar videos, o solo mensajes de audio, o texto? ¿Cómo evitar que se malinterprete alguna indicación al no estar junto el equipo de trabajo?
–Esto mismo que estamos haciendo nosotros es como la herramienta entre comillas bastante ideal, que es una teleconferencia, donde nos vemos a través de videos y eso nos permite entender mejor. Yo veo las expresiones de tu cara y puedo percibir si me estás poniendo atención, si no me estás poniendo atención, pero entonces realmente nos da un espacio de comunicación que es mucho más directo y más parecido a cuando nos encontramos físicamente juntos.
El Whatsapp sirve para comunicar información y, en general, para coordinaciones, más que para resolver problemas, porque tiende a mal interpretarse y cuesta encontrar las palabras precisas para que la comunicación sea exitosa. El punto de todas estas herramientas es que tienen que estar todo el rato cuidando lo que queremos hacer y la relación entre nosotros, por lo tanto, si me quedo con cualquier inquietud de que algo podría no haberse escuchado bien, podría no haberse percibido bien, etc. Yo necesito tomar el teléfono, llamar y escuchar a la persona de forma directa, o mejor aún, realizar una teleconferencia cuando sientes que hay algo que no quedó claro o no se escuchó bien.
El teletrabajo es la única herramienta que nos va a permitir conectarnos en tiempos como estos, por lo que vamos a aprender y acostumbrarnos rápido a esta nueva modalidad laboral».
– ¿Cómo debiera ser una rutina “ideal” de trabajo desde la casa?
-Voy a dar una rutina que nosotros encontramos súper buena. Esta involucra ejercicios, meditación o centramiento, es decir, algún espacio de mayor conexión personal o espiritual. Actividades y tareas que tenemos que hacer, algún tipo de recreo o coffee break, y el almuerzo. Sugerimos que el inicio de la jornada este siempre entre 8 y 9, y que no termine más allá de las 6 o 7 de la tarde. Idealmente, cuando parta la jornada hay que tener algún espacio de ejercicio físico, o cuando a ti te acomode, pero lo ideal es mantener una cierta regularidad disciplinada, porque eso acostumbra al cuerpo y le hace bien.
Hay que tener bloques bien definidos y realizando pausas durante el día, ya que no hay trabajar nunca más allá de 1 hora y media o dos horas seguidas, sino que hay que dejarse espacios de al menos 10 a 15 minutos para descansar».
Asimismo, es recomendable tener algún espacio de conexión más espiritual, a algunos les gusta hacer mindfulness o hacer meditación, yoga, etc. Después de eso hay que establecer la agenda de cuáles son las reuniones fijadas, cuáles van a ser los espacios privados para darse con uno mismo, que puede ser desde leer un libro, hasta contestar mails.
Muchos chilenos creemos que parar es perder tiempo, pero no es así, es detenerse para afilar la sierra, distendernos, tomarnos un café, leer un rato, para volver al trabajo con las fuerzas recargadas».
Hay que tener bloques bien definidos y realizando pausas durante el día, ya que no hay trabajar nunca más allá de 1 hora y media o dos horas seguidas, sino que hay que dejarse espacios de al menos 10 a 15 minutos para descansar. Y eso derriba también otro paradigma: Muchos chilenos creemos que parar es perder tiempo, pero no es así, es detenerse para afilar la sierra, distendernos, tomarnos un café, leer un rato, para volver al trabajo con las fuerzas recargadas. De la misma manera, hay que darse sí o sí el espacio, de idealmente 45 minutos a 1 hora, para almorzar, y almorzar bien, no durante una reunión o con el computador y el celular al lado, sino tranquilo y desconectado. Todas esas acciones van a dar mayor espacio y tranquilidad para tener un rutina totalmente sana y productiva.