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Publicado el 25 de septiembre, 2019

Gabriel Berczely: Supervisar el tiempo

Empresario y académico Gabriel Berczely

Tal como la presión sanguínea elevada, el gasto de tiempo, energía y talento tiene que ser monitoreado continuamente. Lo contrario puede significar la muerte de una organización.

 

Gabriel Berczely Empresario y académico
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Como bien lo describen Mankins y Garton (Time, Talent and Energy, Bain & Company, Harvard Business Review Press, 2017), una organización es una colección de las horas que sus empleados le dedican. Dado que las personas con talentos especiales suelen ser escasas, es fundamental asegurar que su tiempo disponible no se vea reducido innecesariamente por tareas que agregan poco valor.

En cuanto a energía (inspiración y compromiso que cada empleado trae y dedica a su trabajo), investigaciones de Bain & Company concluyeron que un empleado satisfecho es 40% más productivo que uno insatisfecho. A su vez, un empleado comprometido es 44% más productivo que uno que sólo está satisfecho. Pero, además, si ese empleado está inspirado, es 125% mas productivo que uno que sólo está satisfecho. Por ende, una organización con 3 empleados satisfechos, inspirados y comprometidos, puede producir lo mismo que una que tiene 10 empleados que solo están satisfechos, u otra que tiene 25 empleados insatisfechos.

Todo el mundo es consciente que en la actualidad las cosas se mueven a velocidad de la luz. Las tecnologías evolucionan rápidamente, y los modelos de negocio duran cada vez menos tiempo. Paradójicamente, lo que ocurre en el mercado tiene poco que ver con lo que pasa en las oficinas de las grandes empresas. La velocidad de las decisiones es lenta. Las reuniones abundan, y duran eternidades. Los emails se apilan en la bandeja de entrada. Y las llamadas a contestar son muchas. La consecuencia de ello son demoras endémicas en las decisiones. Por ejemplo, entre el 2010 y el 2015, la contratación de un empleado pasó de tomar 42 a 63 días, y desarrollar un nuevo contrato B2B toma 22% mas de tiempo que antes. Y no solamente se trata de un tema de tiempo, sino también de la cantidad de personas involucradas en el proceso.

¿Que ha pasado? En primer lugar, la poca comunicación que había en el pasado disminuía el riesgo de tiempos perdidos. Las secretarias actuaban como un filtro de llamadas, mientras que en la actualidad estamos constantemente interrumpidos con llamadas celulares que nos llegan directamente y sin filtros. En el pasado, organizar una reunión entre gerentes requería mucho esfuerzo de las secretarias para poder coordinar las agendas, y por ende las reuniones no abundaban, mientras que en la actualidad no hay nada más fácil que bloquear el tiempo de las personas directamente a través del Outlook, o coordinar sus agendas por medio de Doodle.

Los chilenos pasan un promedio de 50 minutos diarios en redes sociales, 44 en medios on-demand y 37 minutos en correos electrónicos y mensajería instantánea.

En segundo lugar, las empresas se van burocratizando a medida que van creciendo. Se adicionan profesionales, se sofistican las estructuras, se incorporan políticas, normas y procesos para controlar el funcionamiento de la organización,  y se introducen normas de compliance. Con cada nuevo producto, mercado y/o negocio que se va agregando, se complejiza la organización, y como consecuencia de ello los empleados se ven arrastrados a perder mucho tiempo en interacciones que son poco productivas, tales como reuniones continuas e interminables, montañas interminables de emails y conversaciones telefónicas. Tal como mencioné en mi columna anterior, demasiados empleados de grandes empresas terminan dedicando entre 6 y 8 meses en el año a tareas que, en la mayoría de los casos, agregan poco valor.

En tercer lugar, los hábitos comunicacionales de las personas han tenido un cambio dramático que afecta su disponibilidad de tiempo y atención, y por ende su productividad. Según un estudio de Gfk hecho en el 2017, los chilenos pasan un promedio de 50 minutos diarios en redes sociales, 44 en medios on-demand y 37 minutos en correos electrónicos y mensajería instantánea.

No son muchas las personas que pueden generar grandes ideas, y agregar valor, cuando se ven atrapadas en un continuo de reuniones y procesos burocráticos, y gastando tiempo en redes sociales que tienen poco que ver con el negocio de la empresa. Ciertamente todos terminan muy ocupados, a punto tal que terminan almorzando algo rápido en sus escritorios, pero no necesariamente están gastando su escaso tiempo en temas que generan verdadero valor para la organización.

Tomados en su conjunto, el tiempo, el talento y la energía determinan el poder productivo de las organizaciones. Si definimos estrategia como el arte y ciencia de asignar recursos escasos, los directorios y los CEO debieran focalizar su atención precisamente a aquellos recursos que pasaron a ser escasos, como ser el tiempo, el talento y la energía de sus empleados.

Paradójicamente, son pocas las compañías que supervisan y regulan la forma en que sus empleados gastan el tiempo. Lo cual es una ironía, pues tal como una vez comentó Andy Grove, ex CEO de Intel, “de la misma manera que no permitiríamos que un empleado se robe algo de la empresa, no debiéramos permitir que nadie robe el tiempo de nuestros empleados”. Tal como la presión sanguínea elevada, el gasto de tiempo, energía y talento tiene que ser monitoreado continuamente, caso contrario puede significar la muerte de una organización.

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